Membuat input data siswa dengan microsoft acces

Microsoft access merupakan aplikasi data base bawaan office biasanya kalau di komputer office itu merupakan program pokok karena program ini sangat sering digunakan baik di perkantoran sekolahan kursus, kursus maupun di toko atau di pabrik.

Langkah awal sebelum mempelajari program data base alangkah baiknya kita mengenal terlebih dahulu tentang microsoft acces yang sudah pasti aplikasinya ringan dan bahkan mudah kita temukan tanpa harus menginstal terlebih dahulu aplikasi khusus data base.

Pada kesempatan ini untuk perkenalan microsoft acces saya akan mencoba berbagi pengetahuan tentang bagaimana membuat input data siswa dengan acces. Input data siswa dengan acces ini sangat mudah untuk digunakan apabila aplikasi ini sudah jadi, bahkan untuk pemula sekalipun akan dengan mudah bisa mengoperasikan aplikasi input data siswa dengan acces ini.

Karena aplikasi yang akan kita buat merupakan aplikasi antarmuka yang dilengkapi dengan tombol tombol yang bertuliskan perintah-perintah, sehingga cukup dengan membaca perintah-perintah yang terdapat dalam tombol-tombol apalikasi ini kita dapat mengoperasikannya.

Ok langsung saja kita membuat aplikasi input data siswa dengan microsoft access.

1 Jalankanlah program microsoft acces dengan cara mengklik start kemudian all program microsoft office microsot access. Atau apabila ada shortcut microsoft acces, klik kanan shortcut microsoft access tersebut kemudian klik open atau double klik pada shortcut microsoft access tersebut. Sehingga tampil jendela microsoft acces seperti berikut :

1. Kemudian klik blank database sehingga tampil jendela blank database pada bagian kanan jendela microsoft access seperti gambar di bawah ini

1. Pada bagian File Name tentukan nama file yang akan kita buat dalam hal ini Input data siswa dengan microsoft acces pada gambar folder sebelah kanan file name tentukan dimana kita akan menyimpan file tersebut, secara default data akan tersimpan pada documents maka agar file input data siswa microsoft access tersebut tidak terhapus pada saat komputer diinstall ulang kita boleh memindahkannya ke drive d atau yang lainnya bukan di drive c dimana drive tersebut merupakan tempat program file.

2. Langkah selanjutnya klik create, secara default pada saat kita mengklik create maka akan tampil tabel untuk tempat data base yang akan kita buat. Tampilan dari jendela microsoft access setelah kita mengklik create seperti gambar berikut.

1. Sekarang kita mulai membuat database siswa, untuk membuat database siswa maka pada jendela di atas pada menu DataSheet klik View kemudian klik design view, maka akan mucul kotak dialog save as pada bagian tabel name tentukan nama tabel yang akan kita buat, karena ini merupakan input data siswa, maka untuk memberi nama tabel bisa kita menamainya dengan nama siswa kemudian klik ok

1. Setelah di klik ok maka jendela tabel design view microsoft access berubah, ada tiga hal yang akan merupakan tampilan tabel design view yang bisa kita ubah yaitu Field Name, Data Type, dan description, field name digunakan untuk memberi nama judul kolom pada data base, data type type data yang akan digunakan untuk pengisian record atau data yang akan diinput ke dalam data base, description, untuk memberikan keterangan data yang akan diinput, untuk description bisa diisi atau tidak sementara untuk field name itu wajib diisi.

Untuk Opsi data type ada beberapa opsi yaitu :

Text : apabila data yang diisikan bertype text

Memo : untuk type data berbentuk memo

Number : data yang diisikan hanya untuk nomer sehingga apabila kita isi dengan text maka akan menolak

Date and time : data yang diisikan harus berupa tanggal atau waktu

Kita bisa mengatur format dari tanggal tersebut dengan menentukan pilihan pada bagian format.

Currency: data bertype untuk satuan uang seperti rupiah dan satuan lainnya.

Auto Number : diisi untuk nomber otomatis berdasarkan input data, merupakan nilai berurutan dari nilai pertama input sampai nilai akhir input.

Yes/No : untuk data yang bertipe pilihan ya atau tidak

Ole Object : untuk data yang bertype gambar

Hyperlink : Untuk data yang akan dihubungkan dengan data yang laiinya

Attachment : Untuk data yang akan dilampirkan

Lookup Wizard : Untuk data yang bersumber dari database yang lainnya

2. Untuk membuat Input data siswa dengan microsoft acces maka field yang harus kita buat adalah

Field Name	Data Type
No	Auto Number
Nama	Text
Tempat Lahir	Text
Tanggal Lahir	Date/Time

Setelah selesai membuat tabel data base dengan langkah tadi, maka untuk melihat hasilnya kita klik menu design kemudian klik View pilihlah datasheet view. Maka akan mucul kotak dialog seperti di bawah ini

1. Maka kliklah yes artinya kita diharuskan menyimpan tabel yang telah kita buat dalam design view tadi.

2. Untuk langkah selanjutnya kita akan membuat form, ada dua form yang akan kita buat, form pertama form untuk input data siswa dan yang kedua, pada form form yang menampilkan database pada form pertama kita bisa menginput, mengedit siswa dan melihat data siswa secara detail.

Untuk membuat form input data untuk langkah membuat form input data adalah sebagai berikut >

Klik create kemudian pada bagian form pilih more form kemudian klik form wizard sehingga tampil kotak dialog seperti di bawah ini

1. Pilihlah semua field dengan menekan tombol ">>"; sehingga semua field masuk ke dalam selected field kemudian klik next sehingga tampil kotak dialog form wizard pilihlah columnar kemudian klik next, next pada bagian open the form view dan pilhlah modify the form’s design untuk langsung memodifikasi form design kemudian klik finish.

1. Sekarang langkah kita memodifikasi tampilan form input tambahkan combobox dengan cara memilih bagian controls kemudian pilihlah combobox sehingga akan tampil kotak dialog combobox wizard seperti berikut

1. Kemudian pilihlah I want the combobox to look up the values in a table or query, kemudian klik next

2. Sehingga tampil kotak dialog seperti berikut , pilihlah tabel

1. Kemudian klik next sehingga tampilk kotak dialog seperti di bawah kita masukan semua field kecuali nomor

1. Kemudian klik next sehingga tampil kotak dialog seperti di bawah ini pada bagian ascending pilihlah no kemudian klik next

1. Setelah selesai mengatur combobox editlah nama combobox menjadi lihat siswa

2. Langkah selanjutnya memasang tombol simpan dan tambah pada bagian header dengan cara memilih controls button pasangkan controls button tersebut pada bagian atas kanan sehingga tampil kotak dialog seperti berikut

1. Pilihlah record operations dan save record kemudian klik next sehingga tampil kotak dialog seperti berikut

Pada bagian text tulislah Simpan dan tambah kemudian klik finish

1. Pembuatan tombol simpan dan tambah baru akan mengeksekusi perintah simpan sementara untuk perintah tambah belum disisipkan dalam button tersebut. Untuk menambhkan perintah tambah data pada button tersebut adalah dengan mengklik button itu dan pada property pilihlah bagian event kemudian pada on click klik lah gambar titik-titik ... pada bagian kanan sehingga tampil jendela macro tambahkan perintah seperti pada gambar berikut

1. Pada action ditambahkan StopMacro dan GoToRecord

Untuk membuat form yang menampilkan database siswa maka langkahnya hampir sama dengan membuat form input data pada bagian pertama, perbedaanya pada form pertama kita memilih columnar sedangan pada form kedua ini pilihlah tabular, kemudian editlah judul formnye menjadi daftar siswa. Sehingga tampilan dari form tabular seperti ini

Sekarang kita akan menghubungkan antara form1 yaitu form input dengan form 2 yaitu form database. Cara kerjanya pada saat user mengklik new maka form 1 tampil langkahnya adalah akifkan form2 kemudian klik kanan pilih design view, kemudian klik no pada property sheet bagian event pilih on click sehingga tampil kotak dialog macro

Pada bagian action pilih open form kemudian di bagian bawah ada form name maka kita pilih form1 dalam latihan ini nama siswa 1

Kemudian tambahkan action yang ketiga dengan go to record pada bagian bawah ada record pilih new . hal ini bertujuan agar pada saat di klik form1 muncul dengan data yang kosong.

Langkah selanjutnya tinggal membuat data yang akan diprint dalam bentuk report untuk membuat data report maka kita tinggal klik menu create kemudian cari report wizard kemudian klik next terus.

Nah begitulah cara untuk membuat input data siswa dengan menggunakan microsoft access, semoga bermanfaat.